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Redacción Sencilla y Objetiva de las No Conformidades


 

La descripción o registro de una no conformidad debe ser adecuada para que las partes interesadas puedan comprenderla y emprender correctamente los pasos subsecuentes al estudio de la causa raíz y a la ejecución de las acciones correctivas.

Identificando una no Conformidad

Hay que tener en cuenta que identificar una no conformidad potencial o real no puede estar basada en una suposición o en una simple observación, por lo contrario, debe estar relacionada a los requisitos de las normas para poder entender si alguna obligación se está incumpliendo. La no conformidad puede estar presente en productos, procesos o en los propios sistemas de gestión.

¿Cómo hacer una buena descripción?

Una no conformidad mal descrita puede conllevar a una interpretación errónea del problema identificado y, en consecuencia, al enfoque equivocado de los esfuerzos y a no resolver el desvío. Por eso, es indispensable redactar correctamente la descripción, incorporando las informaciones más relevantes. Para lograrlo podemos tomar en cuenta lo siguiente:

1. Definir claramente la no Conformidad.

En la descripción de una no conformidad se debe incluir el hecho constatado de forma clara, concisa y comprensible, detallando el problema, el resultado indeseado que se ha obtenido o por qué determinada área no cumplió ciertos requisitos. Una buena descripción debe ilustrar de forma eficiente la no conformidad, explicando el tipo de incidencia, su frecuencia, el periodo en que ha ocurrido y los involucrados.

2. Presentar evidencias objetivas.

Presentar las evidencias objetivas supone listar ejemplos específicos y hechos verificados que permitan entender el problema y poder dimensionar su alcance. Se trata también de poner a disposición hechos, datos, documentos e informaciones que comprueben la veracidad de la irregularidad y posibiliten la implementación de acciones correctivas. Hay que tener en cuenta que la ausencia de evidencias objetivas se puede considerar una no conformidad.

3. Buscar referencias.

Eso significa identificar cuál ha sido la regla infringida que condujo al resultado inadecuado para luego poder relatar la no conformidad según el requisito que requiere cumplimiento (normativo, documental interno, requisito legal, etc.).

Es imprescindible que el proceso de identificación se investiguen bien las causas a través de métodos reconocidos y validados para que se puedan aplicar correctamente medidas correctivas que puedan actuar directamente sobre la causa raíz, impidiendo la reincidencia de la no conformidad.

4. Ser lector y no redactor.

Es importante asumir el lugar de lector cuando se redacta la descripción de la no conformidad, puesto que, eso permite ser claro y conciso. Esa estrategia posibilita que cualquier persona ajena a los detalles de la situación pueda entender lo ocurrido a partir de lo que lee, ya que los hechos se deducen o interpretan con base en las informaciones recibidas. Por lo tanto, esos datos no pueden generar dudas, ambigüedad o dificultar la comprensión

Por eso, el texto redactado debe contar con tres partes esenciales: Introducción con el planteamiento inicial conteniendo la descripción de la no conformidad, el desarrollo con la evidencia, conteniendo los detalles de lo observado e identificado para sostener lo alegado en la descripción y, finalmente, una conclusión con los requisitos a cumplir para confirmar la aplicabilidad de la no conformidad.

5. Usar un lenguaje claro y objetivo.

Diferente de lo que se escribe, la oralidad se pauta por otras reglas comunicativas, pues en una conversación entre dos o más personas, las dudas y el malentendido se aclaran de inmediato. Pero, por el hecho de que el escribir es un acto individual y solitario, las confusiones y conflictos con las ideas expuestas pueden ser más frecuentes y encuentran un mayor espacio.

Por lo tanto, al escribir, es estratégica la brevedad, consistencia, secuencia lineal de ideas y del enunciado, concordancia, coherencia y cohesión en lo que se expone es esencial para lograr una buena redacción. En ese sentido, la relectura por parte del que redacta, así como la confirmación de lo que entiende alguien que lo lea es una medida adecuada para evitar equívocos y posibilitar una corrección a tiempo.

6. Evite usar expresiones dudosas.

Hay que evitar redundancias que le resten relevancia y objetividad y claridad al texto, al igual que las jergas, sentido figurado, expresiones idiomáticas y poco concisas como: “creo que”, “sería bueno”, “Oí decir que”, “en mi opinión” o “tal vez”, ya que redactar una descripción de una no conformidad no se refiere a experiencias personales, de opinión propias o interpretaciones aisladas que le atribuyan parcialidad a lo que se escribe.

En este sentido, lo más pertinente hacer uso de la impersonalidad y expresiones imperativas en fórmulas como: “conviene hacer lo siguiente”, “se sugiere…”, “haga…” “cree…”, “permita…”, “se debe…”, etc.

Hay que tener en cuenta que una buena descripción de la no conformidad permite que las medidas correctivas aplicadas sean eficaces, debido a que se actúa sobre las causas de la irregularidad y se puede analizar si los resultados alcanzados corresponden a lo relatado y planificado, conllevando a una gestión responsable y eficiente.

Eliminar o mitigar una no conformidad

Tomando en cuenta lo que hemos descrito, podemos deducir que eliminar o mitigar una no conformidad depende directamente de la identificación que se hace de un problema, pero más aún de la manera como se describen los detalles de forma y contexto en el cual ocurren esas irregularidades.

Ese proceso de control de desvíos se hace efectivo únicamente si se conoce con claridad lo que ocurre, y es en ese momento en el que la descripción que se registra debe ser clara, concisa y sencilla, pues esos atributos descriptivos representan un elevado porcentaje de las posibilidades de éxito en la elaboración de los planes de acción preventivas y correctivas cuya redacción deben también observar esas características.


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