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Proceso de Tratamiento de no Conformidades


 

Para saber cómo medir el tratamiento de no conformidades en la gestión, es importante comprender ese procedimiento como un proceso compuesto de etapas con un propósito específico: Evitar que el problema o desvío ocurra otra vez.

La detección y descripción de problemas, no conformidades, incidentes y accidentes, es primordial para que las acciones se enfoquen adecuadamente en la solución más pertinente.

Cuando se identifica de forma equivocada una no conformidad o problemas reales en los procesos o actividades, la ineficacia de acciones mal estructuradas, fruto del desconocimiento y la inexperiencia asegura la reincidencia del problema con mayor fuerza de impacto.

Análisis crítico: Midiendo el Tratamiento de No conformidades

Un análisis crítico supone una visión sistémica de la no conformidad, sus impactos reales y potenciales en el proceso en el que ocurre, sea dentro o fuera de la empresa. Por eso, se deben considerar todos los impactos de una no conformidad, que agraven su criticidad derivados de aspectos como el incumplimiento de requisitos y leyes.

Entre las formas de enfrentarse a una no conformidad, podemos describir las siguientes:

Bloqueo, contención y corrección

Definir acciones de bloqueo o contención y medidas para corrección son las estrategias más adecuadas para evitar que los efectos de la no conformidad se propague en los procesos y alcance progresivamente niveles de impacto severos en procesos subsecuentes, y de igual forma afecten no solo internamente a los trabajadores y partes interesadas sino externamente al medio ambiente, a los clientes, etc.

Definir las causas

Un adecuado estudio de causas debe permitir que la empresa defina e implante las acciones necesarias para actuar y solucionar la no conformidad de forma eficaz. Existen innumerables herramientas para investigar causas, y la empresa debe identificar cuál es la que mejor se adapta a su cultura y a cada caso.

Por ese motivo, identificar la causa raíz de una no conformidad es un factor importante para definir las acciones en pro de su eliminación. Cuando una empresa define de forma equivocada las causas de una no conformidad, puede emplear esfuerzos y recursos en acciones que generalmente no están relacionadas al problema sino a eventos secundarios que forman parte de ella, pero no son la clave para su resolución.

Definir e implantar acciones correctivas y preventivas

Sedeben ejecutar acciones para eliminar las causas de las no conformidades, y la corrección apropiada combatiendo los efectos provocados, es fruto de una evaluación amplia según la necesidad y de la definición de acciones coherentes y eficaces.

Por otro lado, acciones preventivas son esenciales, puesto que evitan la asignación equivocada de recursos y permiten un mejor aprovechamiento del tiempo, además de incrementar el conocimiento y visión de la empresa sobre sus procesos.

En este sentido, prevención y corrección conforman acciones vinculadas directamente a la continuidad de las actividades empresariales y al buen funcionamiento, que le propician a la empresa la mejora constante y sostenida que solo se logra registrando y siguiendo los ajustes realizados y necesarios para garantizar la efectividad de sus procesos, la disponibilidad de recursos y el cumplimiento de plazos, entre otros beneficios.

Evaluar el tratamiento de no conformidades

Es primordial verificar la real implementación de las acciones y su eficacia en la resolución del problema y causa raíz. Por eso, es propicio que quien identifique y describa, también evalúe la eficacia alcanzada.

Hay que tener en cuenta que la ineficacia preventiva o correctiva sobre los desvíos y no conformidades deriva de la implementación inadecuada de las acciones o de una incorrecta identificación y descripción del problema.

Por ese motivo, es recomendable que una vez constatada la ineficiencia de las acciones llevadas a cabo, se reinicie el ciclo partiendo de la identificación y la descripción para reanalizar el escenario, examinar las fallas en cada fase del proceso de tratamiento de la no conformidad, mantener registro de lo implementado y cómo ha sido tratado; como una base para el crecimiento y como una evidencia legal, en determinados casos.

Para saber más sobre este asunto, Consúltenos.


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